Guide

Changer pour Open Office

Préface

À l’instar de Microsoft Windows pour les systèmes d’exploitation, Microsoft Office est la suite bureautique la plus connue des personnes ayant utilisé l’outil informatique.

Ce quasi monopole du marché engendre des problèmes à différents niveaux.

Le problème le plus visible est l’amalgame : combien de fois voyez-vous sur des annonces d’embauche ou entendez-vous des gens parler de « Word » en voulant parler d’un logiciel de traitement de texte, ou parler de « Excel » en voulant dire tableur ? Le plus marquant dans ces discours c’est que la plupart du temps ces personnes ne savent pas que « Word » est un logiciel de traitement de texte et « Excel », un tableur.

Pour faire une simple analogie, c’est un peu comme si vous ne saviez pas que Renault Clio est en fait une voiture et qu’il en existe d’autres, qui pourraient avoir d’autres avantages et mieux vous correspondre.

Aujourd’hui, les choses changent. Les autres suites bureautiques font de plus en plus parler d’elles et notamment Open Office.

Tout comme la suite bureautique Microsoft Office, Open Office dispose, entre autre, d’un traitement de texte et d’un tableur. Oui mais pourquoi remplacer un traitement de texte par un autre ? C’est bien là la question fondamentale.

Outre le fait qu’Open Office est un logiciel libre (voir explications dans le chapitre 1), il utilise un format de fichiers ouvert, normalisé et standardisé : le format OpenDocument, norme ISO 26300.

Lorsque vous enregistrez vos documents dans ce format, vous savez que vos données ne sont pas enfermées dans une boîte dont on ne connaît pas le fonctionnement, comme c’est le cas avec par exemple le format .doc utilisé par Microsoft Word.

Savoir que ses données seront toujours accessibles et exploitables, sans être pieds et poings liés au bon vouloir d’une société, ça n’a pas de prix… et c’est ce qui a déjà décidé plusieurs de nos institutions (Gendarmerie, Assemblée Nationale, Ministère de l’agriculture, beaucoup d’universités…), divers grandes villes et pays européens (Amsterdam, Vienne, Munich, Suède, Belgique, Italie, Finlande…) ou non européens (Venezuela, Équateur, Brésil, Afrique du Sud…), plusieurs grandes sociétés (Groupe PSA, Groupe Kingfisher…) à migrer vers Open Office ; et souvent vers un système d’exploitation entièrement libre lui aussi, tel qu’un système GNU/Linux.

Toutes ces institutions ont fait le choix de l’indépendance économique (plus de frais de licence à payer régulièrement) et politique.

La valeur des données prend progressivement sa place aux yeux des différents acteurs économiques.

Qu’importe le logiciel avec lequel on y accède, pourvu qu’elles puissent être librement accessibles.

Et le format OpenDocument permet ce libre accès. Open Office n’est pas la seule suite bureautique à utiliser ce format, il y en a bien d’autres (Lotus Symphony d’IBM, StarOffice de Sun, Koffice, Abiword, Gnumeric…) et il y en aura de plus en plus.

Seule Microsoft Office préfère faire bande à part.

Changer ses habitudes n’est pas chose toujours facile.

Quand on utilise régulièrement un système ou un logiciel, on s’adapte, on prend des repères et des réflexes, des habitudes de travail. Cela nécessite donc quelques efforts au début.

Efforts en général très vite récompensés. Ce dossier est là pour justement vous aider à retrouver vos marques.

Vous utilisiez régulièrement Word, Excel ou PowerPoint et vous saviez exactement quoi faire et comment le faire.

Nous avons donc fait ce dossier en essayant au maximum de comparer les fonctions de la suite Microsoft Office avec celles d’Open Office.

Certaines fonctions ne sont plus disponibles, de nouvelles apparaitront.

Open Office, comme un grand nombre de logiciels libres, évolue très rapidement.

Si aujourd’hui il vous manque LA fonction qui vous est indispensable, vous pouvez faire en sorte qu’elle apparaisse un jour.

Selon vos capacités, connaissances, motivations, à différents niveaux pous pouvez contribuer à faire évoluer le logiciel libre : traduction, documentation, communication, tests, codage… n’hésitez pas à participer et faire en sorte que les choses évoluent.

C’est ça l’esprit du Libre : être des utilis’acteurs.

Notre Public

Cet ouvrage s’adresse principalement aux utilisateurs de la suite bureautique Microsoft Office souhaitant passer à Open Office tout en retrouvant leurs marques le plus vite possible.

Ce n’est pas un dossier d’apprentissage sur les différentes fonctionnalités qu’offre ce type de suite, ni même un manuel d’utilisation d’Open Office.

Il existe pour cela déjà un certain nombre d’ouvrages de très bonne qualité.

Si vous êtes déjà utilisateur avancé d’Open Office, vous pourrez certainement aussi trouver des informations intéressantes.

Mais vous pourrez surtout vous servir des références vers certains sites pour en apprendre encore plus.

Conventions utilisées dans ce dossier

Vous trouverez en parcourant cet ouvrage diverses abréviations, mises en pages et symboles afin de mettre en évidence certains points. Les abréviations utilisées sont :

• OOo, pour Open Office
• MSO, pour Microsoft Office

Les passages en gras décrivent généralement les suites d’actions obtenues en passant par les menus.

Par exemple menu Fichier > Ouvrir… signifie d’aller dans le menu Fichier puis dans le menu Ouvrir… Les passages en italiques sont là pour montrer que les mots ne sont pas anodins, mais correspondent à quelque chose de très précis, par exemple un clic sur le bouton OK ou un appui sur la touche F1.

Vous rencontrerez également 3 icônes associées à des remarques :

• Cette note devrait normalement apporter des précisions supplémentaires au sujet précédent. Cependant, ces informations ne sont pas non plus capitales.
• Ceci est une note importante, elle essaie d’attirer votre attention sur un point précis à ne pas négliger afin que les opérations indiquées dans le dossier se déroulent sans heurts.
• Ceci est une astuce qui vous est donnée pour éventuellement vous aider à accomplir une tâche.

Références à d’autres ouvrages

En parcourant ce dossier, vous trouverez des références vers d’autres ouvrages également sous licences libres, librement téléchargeables et pour la plupart en langue anglaise.

Vous pouvez vous les procurer sous forme de fichier ODT ou PDF sur le site d’OOoAuthors. Ces ouvrages sont :

• Writer Guide
• Calc Guide
• Impress Guide
• Draw Guide
• Base Guide

Les auteurs

Ce dossier est une traduction et mise à jour d’une œuvre en langue anglaise, « Open Office Migration Guide » que vous pouvez vous procurer sur le site d’OOoAuthors

Les auteurs originaux sont :

Les auteurs de cette version française sont :

Les correcteurs de cette version ayant participé sur la ML Framabook sont :

Remerciements

Je tiens à remercier toutes les personnes qui se sont portées volontaires pour ce gros travail de traduction.

Là encore, on voit ce qu’il est possible de faire quand on décide de travailler ensemble.

Merci également à Open Office-fr qui nous a apporté son soutien et son expertise.

Versions des logiciels

Cet ouvrage traite de Microsoft Office 2003 et Open Office 2.3.0.

Sommaire

Préface
Notre Public x Conventions utilisées dans ce dossier xi Références aux ouvrages extérieurs xii Les auteurs xiii Remerciements xiii Commentaires et suggestions xiv Versions des logiciels xiv

Introduction

Open Office, qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages d’Open Office ? Quelles sont les conditions minimales pour utiliser OOo ? Où se procurer le logiciel ? Comment installer Open Office ? Comment obtenir de l’aide ? Qu’implique la migration initiale ? Que dois-je changer à ma façon de travailler ? Quels problèmes peuvent survenir lors de la migration de WordPerfect vers Writer ? Quelles licences pour Open Office ? Le « logiciel libre », qu’est-ce que c’est ?

Partager des fichiers avec des utilisateurs de Microsoft Office

Formats de fichiers Conversion en bloc Ouvrir des fichiers Enregistrement des fichiers Les objets OLE (Object Linking and Embedding) Fichiers liés WordArt et Fontwork (effets de texte) Dessins en mode vectoriel Trames et cadres texte Contrôles de formulaires Macros Problèmes d’importation, d’exportation et de partage des documents texte Problèmes d’importation, d’exportation et de partage des feuilles de calcul Importation, exportation et partage de présentations

Importer d’autres éléments de Microsoft Office

Introduction Dictionnaires personnels Les entrées dans AutoTexte Les enregistrements dans AutoCorrection

Généralités sur les différences pratiques entre Open Office et Microsoft Office

Aide Zoom – le facteur d’agrandissement AutoCorrection et AutoFormat Menus Barres d’outils Glisser-déposer Panneaux latéraux – fenêtres ancrées ou flottantes Aperçu Raccourcis clavier Balises actives Caractères spéciaux ou symboles Gestion des fichiers Travailler avec plusieurs documents ouverts Rechercher et remplacer Vérification grammaticale

Différences pratiques entre Writer et Word

Présentation L’interface de Writer Modes d’affichage Barre d’état Le Navigateur Formats et Styles Clavier Utilisation de la souris Tableaux Les graphiques dans Writer Personnaliser l’interface utilisateur Rédiger, éditer et réviser un document Définir la mise en page Utilisez les modèles et les styles Champs Travailler sur des documents complexes ou volumineux Travailler avec des objets graphiques Fusionner du courrier Enveloppes Styles de page Sauts de page et numérotation des pages Texte conditionnel Documents maîtres

Différences d’utilisation entre Calc et Excel

Introduction L’interface de Calc Terminologie Interface utilisateur Glisser-déposer Raccourcis clavier Listes de plages Supprimer le contenu des cellules Remplir vers le bas ou vers la droite Format numérique par défaut Interprétation du format de la cellule Limitations Champs de formulaires Adressage relatif des feuilles Noms de plage de cellules et formules en « Langage naturel » Fonctions Pilote de données ou tableau croisé dynamique AutoFiltres Conversion de texte en colonne Solveur Diagrammes Lignes de la grille et autres paramètres d’affichage Lignes masquées Navigateur Fenêtre Styles et formatage Formatage conditionnel Liste des fonctions Gestion des erreurs Travailler avec plusieurs feuilles de calcul, des pages Web et des bases de données Imprimer Macros Reconnaissance des nombres

Différences pratiques entre Impress et Powerpoint

Introduction L’interface de Impress Accéder aux différentes vues Dégradés de couleurs et bordures Multimédia Animation des diagrammes Package pour CD-ROM Champs Réglages des actions et interactions Animer un diaporama

Personnaliser Open Office

Personnaliser les barres d’outils Personnaliser les menus Personnaliser les raccourcis clavier Personnaliser la saisie et l’édition Paramètres de sécurité Paramètres personnels

Stocker la configuration dans un modèle

*1 : Pour les macros aidant à travailler avec les références, consultez le document de Paradise.net.

Creative Commons-BY-SA :
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.fr
BY : Paternité. Vous devez citer le nom de l’auteur original.
SA : Partage des Conditions Initiales à l’Identique. Si vous modifiez, transformez ou adaptez cette création, vous n’avez le droit de distribuer la création qui en résulte que sous un contrat identique à celui-ci.
En outre, à chaque réutilisation ou distribution, vous devez faire apparaître clairement aux autres les conditions contractuelles de mise à disposition de cette création. Chacune de ces conditions peut être levée si vous obtenez l’autorisation du titulaire des droits.
In Libro Veritas, 2008, ISBN : 978-2-35209-104-2 Dépôt légal : premier semestre 2008
Ce manuel est publié sous la licence libre
Creative Commons-BY-SA :
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.fr
BY : Paternité. Vous devez citer le nom de l’auteur original.
SA : Partage des Conditions Initiales à l’Identique. Si vous modifiez, transformez ou adaptez cette création, vous n’avez le droit de distribuer la création qui en résulte que sous un contrat identique à celui-ci.
En outre, à chaque réutilisation ou distribution, vous devez faire apparaître clairement aux autres les conditions contractuelles de mise à disposition de cette création. Chacune de ces conditions peut être levée si vous obtenez l’autorisation du titulaire des droits.